Het is een klus waar elke werkgever aan moet geloven: de personeelsplanning maken. Zonder loop je het risico dat je te veel personeel inzet, of juist te weinig. Allebei niet goed voor de omzet, productiviteit en werkdruk. Alleen, hoe maak je een strak plan waar iedereen binnen het bedrijf blij mee is? Deze 6 tips helpen je op weg.
1. Creëer overzicht met een personeelsbestand
Voordat je start met plannen, is het slim om alle belangrijke informatie van je medewerkers op een rij te hebben. Geef antwoord op onderstaande vragen en vergeet niet de antwoorden af en toe te updaten:
- Wat is iemands functie en op welke afdeling werkt hij of zij?
- Wat zijn iemands werkdagen en uren op die dagen?
- Zijn er bijzonderheden waar je rekening mee moet houden? Denk aan: ouderschapsverlof, een voorkeur voor vroege en late diensten, langdurige ziekte of een pensionering in het vooruitzicht.
2. Maak een basisrooster
Je raadt het al: in een basisrooster staat de absolute basis. Hoeveel medewerkers zijn er minimaal en maximaal nodig op een dag? Op welke tijden moeten ze beschikbaar zijn? Is er onderscheid tussen de diensten? En wat gebeurt er op feestdagen en schoolvakanties? Maak je een planning voor een groot bedrijf, dan is het een idee om een basisrooster per team of afdeling te maken. Betaalde software heb je hiervoor waarschijnlijk niet nodig. Met Excel kom je een heel eind.
3. Plan in de juiste volgorde
Heb je alle informatie op een rij? Dan kun je het werkrooster invullen. Houd hierbij in gedachte dat je het beste van moeilijk naar makkelijk kunt plannen. Eerst de grote contracten, dan kleine contracten en oproepkrachten, zzp’ers en uitzendkrachten. En eerst de mensen met veel wensen, daarna de mensen die flexibeler zijn. Zijn er verschillende diensten? Begin dan met de weekenddiensten, vervolgens de nachtdiensten, vroege diensten en dagdiensten.
4. Plan minimaal een maand vooruit
De meeste werknemers worden niet blij van een werkweek vol verrassingen. De oplossing? Minimaal een maand vooruit plannen. Liever nog langer. Om dit te laten slagen, is het belangrijk dat vakantiedagen op tijd worden aangevraagd. Anders blijf je schuiven. Ook iets om rekening mee te houden is het ruilen van diensten. Maak hier duidelijke afspraken over.
5. Deel de personeelsplanning digitaal
Een papieren personeelsplanning op een prikbord? Daar wordt niemand blij van anno 2023. Iedereen wil dit handige document ook digitaal ontvangen. De planning mailen is een optie, maar het is nog handiger om ’m te delen via Google Drive of Dropbox. Zo kun je de planning op elk moment aanpassen en heb je altijd een actuele versie.
6. Kijk of zelfroosteren iets is
Ook iets om te overwegen: zelfroosteren. Dit is het moderne broertje van de personeelsplanning. Werknemers vullen zelf hun gewenste diensten in en slimme software combineert de uitkomsten tot een rooster. Het voordeel is dat werknemers hierdoor meer invloed hebben op hoe en wanneer ze werken. De software neemt de taak van de roostermaker niet helemaal uit handen. Zijn er gaten, dan moet je die alsnog handmatig invullen.
Hulp nodig? Wij helpen je graag! Neem contact op met één van je contactpersonen bij jou in de buurt.